Zelfgemaakte kaarsen verkopen: regels, etiketten en btw

Hobby of onderneming?

Een paar kaarsen weggeven of één keer iets verkopen op een schoolmarkt is geen onderneming. Het kantelt zodra je regelmatig verkoopt, adverteert, een webshop of Instagram-account voor je kaarsen hebt en winst nastreeft. De Belastingdienst kijkt naar zaken als de omvang van je omzet, het aantal opdrachtgevers of klanten, de tijd die je erin stopt, of je zelf risico draagt en of je naar buiten toe als onderneming optreedt.

De praktische vuistregel: verkoop je gestructureerd en met de bedoeling er geld aan te verdienen, schrijf je dan in bij de KvK. Val je daaronder, dan kan het nog steeds zijn dat de fiscus je inkomsten aanmerkt als resultaat uit overige werkzaamheden in plaats van winst uit onderneming; dat maakt verschil voor aftrekposten. Twijfel je, gebruik de ondernemerscheck van de Belastingdienst of vraag het na bij een boekhouder.

Checklist: administratief

• Inschrijven bij de KvK. Bij structurele verkoop verplicht. Je krijgt een KvK-nummer en de Belastingdienst geeft je een btw-identificatienummer.
• Btw op je verkoopprijs. Kaarsen vallen onder het algemene btw-tarief. Reken dat vanaf het begin in je prijs, niet achteraf.
• Kleineondernemersregeling (KOR). Blijf je onder de omzetgrens, dan kun je je aanmelden voor de KOR: je brengt geen btw in rekening en doet geen btw-aangifte, maar je mag ook geen btw op inkopen terugvragen. De grens ligt op het moment van schrijven op 20.000 euro omzet per kalenderjaar; controleer het actuele bedrag en de voorwaarden bij de Belastingdienst. Bij een hoge investering in was, potten en apparatuur kan het juist gunstiger zijn de KOR niet te gebruiken.
• Administratie bewaren. Inkoopfacturen, verkopen en voorraad. De wettelijke bewaartermijn is zeven jaar.
• Btw-nummer en KvK-nummer vermelden op je facturen en, als je online verkoopt, op je website.
• Verkoop je online aan consumenten, dan gelden de regels voor verkoop op afstand: veertien dagen bedenktijd, duidelijke prijsinformatie en algemene voorwaarden.
• Aansprakelijkheid. Als producent ben je aansprakelijk voor schade door een gebrekkig product. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is bij kaarsen geen overbodige luxe.

Checklist: CLP-etikettering voor geurkaarsen

Een geurkaars is juridisch een mengsel dat je op de markt brengt. Bevat het parfum stoffen die als gevaarlijk zijn ingedeeld, dan valt je kaars onder de Europese CLP-verordening en heb je een etiket met gevareninformatie nodig. In de praktijk gaat het bij kaarsengeuren vaak om huidsensibiliserende bestanddelen en om stoffen die schadelijk zijn voor het waterleven.

• Vraag het veiligheidsinformatieblad op bij je geurolieleverancier. Veel leveranciers geven per geurolie ook een kant-en-klare CLP-berekening bij een bepaald doseringspercentage. Dat scheelt je enorm veel werk.
• Wat er in de regel op het etiket hoort: productnaam, de naam en het adres van de leverancier binnen de EU, de nominale hoeveelheid, de relevante gevarenpictogrammen, een signaalwoord, de gevarenaanduidingen (H-zinnen) en veiligheidsaanbevelingen (P-zinnen), en de vermelding van allergene geurstoffen boven de geldende drempel.
• Let op je dosering. Of en hoe je moet indelen hangt af van het percentage geurolie in de kaars. Verhoog je van 8 naar 10%, dan kan de indeling veranderen; laat je berekening dan opnieuw maken. Meer over doseren staat bij geurolie voor kaarsen.
• Etiket moet leesbaar en duurzaam zijn en tijdens normaal gebruik leesbaar blijven. Een sticker op de bodem of een hanglabel is gebruikelijk.
• Ongeparfumeerde kaarsen vallen doorgaans niet onder CLP, maar wel onder de algemene productveiligheidsregels en de brandveiligheidsinformatie hieronder.

Kant-en-klare waterafstotende etiketstickers op rol zijn hiervoor praktisch, omdat je zelf kunt printen en dus per batch kunt aanpassen.

Checklist: brandveiligheid en productveiligheid

• Waarschuwingen op of bij de kaars. Voor kaarsen bestaat een Europese norm voor veiligheidslabels met pictogrammen (de EN 15494-reeks). Gebruikelijk en verstandig zijn in elk geval: laat een brandende kaars nooit onbeheerd achter, houd buiten bereik van kinderen en huisdieren, plaats op een hittebestendige ondergrond, houd minimaal tien centimeter afstand tussen kaarsen en van brandbaar materiaal, knip de lont op vijf millimeter en brand niet langer dan vier uur per keer.
• Traceerbaarheid. Zet een batch- of chargenummer op je product, zodat je bij een probleem kunt herleiden welke was, lont en geurolie je hebt gebruikt. Houd een simpel logboek per batch bij.
• Test je product. Brand van elke nieuwe combinatie van was, geur, kleur, lont en glas een testkaars volledig af en meet of het glas niet te heet wordt en de vlam stabiel blijft. Zie de testmethode bij kaarsenlonten.
• Gebruik hittebestendig glas dat geschikt is voor kaarsen. Hergebruikte jampotten voor eigen gebruik zijn iets anders dan glaswerk dat je aan klanten verkoopt.
• Algemene productveiligheid. Als producent moet je kunnen aantonen dat je product bij normaal gebruik veilig is, en je moet als verantwoordelijke partij binnen de EU bereikbaar zijn met naam en adres op het product of de verpakking.
• Geen medische of gezondheidsclaims. Schrijf niet dat je kaars stress geneest, luchtwegen zuivert of slaapproblemen oplost. Zulke claims zijn niet toegestaan.

Prijs bepalen zonder jezelf te benadelen

De meest gemaakte fout van beginnende verkopers is de prijs baseren op de was alleen. Reken alles mee: was, lont, geurolie, kleurstof, glas, deksel, etiket, doosje, verzendmateriaal, betaalkosten, marktkraam of platformkosten en je eigen tijd. Een gebruikelijke werkwijze is de directe materiaalkosten per kaars uitrekenen, daar een uurtarief voor je arbeid bij optellen, en dat totaal vermenigvuldigen met een factor voor overhead en marge. Vergelijk daarna met wat vergelijkbare handgemaakte kaarsen kosten en kijk of je verhaal die prijs kan dragen. Verkoop je met btw, dan komt die er nog bovenop voor de consument.

Zo begin je in de juiste volgorde

1. Ontwikkel één product goed: kies je was via sojawas kopen, test de lont en houd van elke testkaars aantekeningen bij.
2. Vraag bij je geurolieleverancier de veiligheidsinformatiebladen en, indien beschikbaar, de CLP-gegevens op bij het doseringspercentage dat jij gebruikt.
3. Maak je etiketontwerp met alle verplichte elementen, inclusief brandveiligheidswaarschuwingen en batchnummer.
4. Schrijf je in bij de KvK en bepaal of je de KOR wilt gebruiken.
5. Regel je administratie, je verzekering en je algemene voorwaarden voor je de eerste kaars verkoopt.
6. Bewaar bonnen van al je inkopen vanaf dag één, ook die van voor je inschrijving.

Nogmaals: dit is een praktische checklist, geen juridisch advies, en de details wijzigen regelmatig. Controleer de actuele eisen bij KvK, de Belastingdienst en de NVWA, en vraag bij twijfel een boekhouder of een gespecialiseerd adviseur. Wil je eerst je techniek op orde krijgen, begin dan bij kaarsen maken voor beginners en bekijk alle gidsen op de hub over zelf kaarsen maken. Voor het verpakken en verzenden van je kaarsen zijn doosjes voor kaarsen een goedkope manier om je product professioneel over te laten komen.

Veelgestelde vragen